DARKENZ FINANSE / FAKTURY I DOKUMENTY / LEKCJA 06 Z 09
Jak nie dać się oszukać na podmienione konto, fikcyjną usługę i niezamówioną fakturę?
Najważniejsze czerwone flagi
Nieznany wystawca, brak zamówienia, zmiana numeru rachunku w ostatniej chwili, presja „zapłać dziś”, nietypowy załącznik lub link, usługa której nikt w firmie nie zamawiał, brak dowodu dostawy. Żadna pojedyncza oznaka nie dowodzi oszustwa – analizuj ich łączny kontekst.
Jak sprawdzać kontrahenta?
Weryfikuj firmę w CEIDG/KRS, odpowiednio w wykazie podatników VAT, porównuj NIP i nazwę ze zleceniem, a zmianę rachunku bankowego potwierdzaj telefonicznie pod wcześniej znanym numerem, nie numerem z podejrzanego e-maila. Sprawdź, czy zamówienie i wykonanie mają potwierdzenie.
Scamowe faktury w KSeF
Od 24 kwietnia 2026 r. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 udostępnia funkcję „Zgłoszenie nadużycia”. Po otwarciu podejrzanej faktury zakupowej można podać powód i uzasadnienie. To narzędzie służy zgłaszaniu podejrzeń nadużycia, a nie rozstrzyganiu zwykłych sporów o jakość usługi.
Co robić po wykryciu?
Wstrzymaj płatność i księgowanie do czasu wyjaśnienia; zachowaj oryginalną wiadomość oraz dowody. Skontaktuj się z rzekomym dostawcą niezależnym kanałem, przekaż sprawę osobie odpowiadającej za bezpieczeństwo i, gdy są podstawy, zgłoś ją właściwym służbom lub administracji. Jeżeli pieniądze już wyszły, pilnie powiadom bank.
Tabela: podsumowanie tematu
| Sygnał | Weryfikacja | Reakcja |
|---|---|---|
| Nieznany dostawca | Czy istnieje zamówienie i odbiór? | Wstrzymaj akceptację |
| Nowy rachunek | Potwierdź u znanego opiekuna i według właściwych przepisów | Nie płać automatycznie |
| Link w e-mailu | Sprawdź domenę i nadawcę | Nie otwieraj podejrzanych załączników |
| Faktura w KSeF bez zakupu | Porównaj z dokumentami firmy | Wyjaśnij i rozważ zgłoszenie nadużycia |
| Nietypowa presja | Potwierdź zasadność żądania | Uruchom drugi poziom akceptacji |
Przykład: „pilna faktura” za niezamówiony abonament
Przedsiębiorca dostaje e-mail z fakturą 4 920 zł i informacją o koniecznej płatności w ciągu dwóch godzin. Nie ma zamówienia ani dowodu wykonania usługi. Firma nie płaci i nie odlicza VAT; kontaktuje się niezależnie z wystawcą. Jeśli faktura jest w KSeF i budzi uzasadnione podejrzenie nadużycia, może użyć funkcji „Zgłoszenie nadużycia”.
Sprawdź, czy rozumiesz
Ćwiczenie 1
Czy obecność faktury w KSeF oznacza, że transakcja jest rzeczywista?
Sprawdź odpowiedź
Nie. System sprawdza wymogi techniczne, lecz nie potwierdza wykonania sprzedaży.
Ćwiczenie 2
Dostawca nagle żąda zapłaty na nowe konto. Jak zareagować?
Sprawdź odpowiedź
Potwierdzić zmianę niezależnie, używając wcześniej znanego kontaktu, i zastosować właściwą kontrolę rachunku bankowego.
Pytania i odpowiedzi
Czy każdą pomyłkę na fakturze zgłasza się jako scam?
Nie. Zwykłe błędy i spory handlowe co do zasady wyjaśnia się z kontrahentem.
Czy KSeF automatycznie sprawdza prawdziwość usługi?
Nie. Obowiązek weryfikacji gospodarczej pozostaje po stronie przedsiębiorstwa.
Typowe błędy, których warto uniknąć
- Klikanie linków i załączników zanim sprawdzisz nadawcę.
- Księgowanie faktury, której nie potwierdza żaden zakup.
- Zgłaszanie zwykłej reklamacji jako oszustwa bez podstaw.
Podstawowe akty: ustawa o VAT (w szczególności art. 106b–106q), a przy zapisach i archiwizacji również ustawa o rachunkowości i Ordynacja podatkowa. Zobacz szczegółowe wyjaśnienia:
- https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/zglaszanie-faktur-scamowych-dostepne-w-aplikacji-podatnika-ksef-20/
- https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
- https://biznes.gov.pl/pl/portal/00228
Materiał edukacyjny, stan wiedzy na 12 listopada 2026 r. Przed zastosowaniem w konkretnej sprawie zweryfikuj bieżące przepisy i szczególne okoliczności transakcji.