Firma otrzymuje fakturę, ale jeszcze jej nie zapłaciła — co się dzieje w księgach?

1. Przykład: firma kupuje usługę naprawy

Firma Alfa zleciła serwisowi bieżącą naprawę firmowej drukarki. Usługa została zakończona 15 września. Tego samego dnia firma otrzymała fakturę.

Naprawa kosztuje 2 000 zł netto. Przyjmujemy VAT 23%, czyli 460 zł. Do zapłaty jest 2 460 zł brutto. Termin płatności przypada na 15 października.

2. Koszt, wydatek i zobowiązanie

Dlaczego koszt wynosi 2 000 zł, a przelew 2 460 zł? Ponieważ odliczany VAT ujmujemy oddzielnie. Dostawcy płacimy jednak całą kwotę brutto.

3. Oś czasu: od naprawy do przelewu

4. Dlaczego koszt ujmujemy przed zapłatą?

W pełnej księgowości obowiązuje zasada memoriału. Odpowiednie przychody i koszty ujmujemy niezależnie od terminu ich zapłaty. Musimy również ustalić, jakiego okresu dotyczą.

Naprawa została wykonana we wrześniu i służy bieżącej działalności firmy. Dlatego w naszym przykładzie obciąża wrześniowy wynik. Czekanie z przelewem do października nie przesuwa automatycznie kosztu na październik.

5. Księgowanie otrzymanej faktury

Przyjmujemy prosty zapis bez konta pośredniego „Rozliczenie zakupu”. W rzeczywistej firmie sposób ewidencji zależy od jej planu kont i przyjętych zasad.

Konto „Rozrachunki z dostawcami” pozwala sprawdzić, komu i ile firma ma zapłacić. W naszym przykładzie zobowiązanie rośnie po stronie Ma. Przy zapłacie będziemy je zmniejszać po stronie Wn.

Wn i Ma to strony konta, a nie uniwersalne oznaczenia zwiększenia i zmniejszenia. Używamy opisowych nazw kont, ponieważ ich numery zależą od planu kont firmy.

6. Jak odczytać sytuację na koniec września?

7. Czy można odliczyć VAT przed zapłatą?

Przy zwykłych zasadach rozliczenia VAT zapłata nie jest zawsze warunkiem odliczenia. Znaczenie mają między innymi związek zakupu z działalnością opodatkowaną, powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy oraz otrzymanie faktury. Trzeba także uwzględnić ustawowe ograniczenia.

W naszym przykładzie wszystkie wymagane warunki są spełnione we wrześniu. Dlatego 460 zł traktujemy jako VAT naliczony podlegający pełnemu odliczeniu, mimo że przelew wykonamy później.

Odliczenie nie oznacza, że urząd natychmiast przelewa firmie 460 zł. VAT naliczony jest elementem rozliczenia z VAT należnym i pozostałymi transakcjami. Nie obliczamy tutaj całego rozliczenia VAT firmy.

8. Październik: księgujemy zapłatę

Firma wykonuje przelew 2 460 zł na rzecz serwisu. Pieniądze opuszczają rachunek, a zobowiązanie wobec tego dostawcy zostaje rozliczone.

9. Zobowiązanie i wydatek — prosty wykres

Przy samej zapłacie zmniejszają się aktywa w postaci pieniędzy oraz zobowiązania w pasywach. W przyjętym przykładzie nie pojawia się dodatkowy koszt ani zmiana wyniku z samego przelewu.

10. Co jeśli firma zapłaci tylko część?

Załóżmy, że firma przelewa najpierw 1 000 zł. Rozliczamy tylko tę kwotę, a reszta nadal pozostaje zobowiązaniem wobec serwisu.

Pierwsza płatność: Wn „Rozrachunki z dostawcami” 1 000 zł, Ma „Rachunek bankowy” 1 000 zł. Dopłatę księgujemy analogicznie na 1 460 zł. Kosztu naprawy nie powtarzamy przy każdej płatności.

11. Każda faktura zakupowa jest od razu kosztem?

Nie. Otrzymana faktura może dokumentować różne zakupy. Najpierw trzeba ustalić ich charakter.

12. A jeśli firma nie odlicza VAT?

Nasz główny przykład zakłada pełne odliczenie VAT. Dzięki temu koszt naprawy wynosi 2 000 zł, a VAT 460 zł ujmujemy osobno.

Gdy VAT nie podlega odliczeniu, sposób jego ujęcia zależy od charakteru zakupu. Przy tej samej bieżącej usłudze naprawy, bez innych szczególnych okoliczności, nieodliczany VAT powiększa koszt usługi.

Dostawcy nadal płacimy 2 460 zł. Prawo do odliczenia zmienia rozliczenie po stronie kupującego, a nie kwotę należną dostawcy.

13. Dlaczego trzeba pilnować zobowiązań?

Pieniądze na rachunku mogą sprawiać wrażenie, że firma ma duży zapas środków. Część z nich będzie jednak potrzebna na opłacenie już otrzymanych faktur.

To prosty plan pieniędzy, a nie obliczenie zysku. Pomaga ocenić, czy firma może terminowo regulować swoje zobowiązania.

1. Sprawdź, czy usługa została rzeczywiście wykonana.
2. Porównaj fakturę z zamówieniem lub umową.
3. Ustal kwotę i termin płatności.
4. Przypisz fakturę do właściwego dostawcy i okresu.
5. Po przelewie sprawdź pozostałe saldo zobowiązania.

14. Najczęstsze błędy

15. Ćwiczenie z rozwiązaniem

Firma otrzymała fakturę za zakończoną, bieżącą usługę sprzątania: 3 000 zł netto i VAT 23%. Przyjmujemy pełne odliczenie VAT oraz spełnienie jego warunków. Firma zapłaciła później 1 500 zł.

1. Ile wynosi VAT?
2. Ile wynosi kwota brutto?
3. Jaki koszt ujmujemy?
4. Ile zobowiązania pozostało po przelewie?
5. Czy przelew tworzy drugi koszt sprzątania?

16. Pięć rzeczy do zapamiętania

1. Koszt i wydatek to różne pojęcia.
2. Wykonana usługa może być kosztem, zanim firma za nią zapłaci.
3. Niezapłacona faktura tworzy w naszym przykładzie zobowiązanie wobec dostawcy.
4. Zapłata zmniejsza bank i zobowiązanie, bez ponownego ujmowania tego samego kosztu.
5. Rodzaj zakupu i prawo do odliczenia VAT wpływają na sposób księgowania.

Źródła i zakres opracowania

Autorskie objaśnienia, przykłady, tabele i schematy Darkenz Finanse. Materiał edukacyjny dotyczy uproszczonej ewidencji bieżącej usługi w pełnej księgowości. Nie ustala kosztów podatkowych w PIT lub CIT ani pełnego rozliczenia VAT. Praktyczne księgowanie wymaga uwzględnienia charakteru transakcji, polityki rachunkowości i aktualnych przepisów.

• Ustawa o rachunkowości — ELI — w szczególności art. 6 dotyczący zasady memoriału i współmierności, art. 20 dotyczący dowodów księgowych oraz art. 39 dotyczący rozliczeń międzyokresowych kosztów.
• Ustawa o podatku od towarów i usług — ELI — w szczególności art. 86 dotyczący odliczenia VAT, art. 88 dotyczący ograniczeń odliczenia oraz art. 89b dotyczący korekt po stronie dłużnika.
• Ministerstwo Finansów — odliczenie i zwrot podatku VAT — warunki i moment odliczenia podatku naliczonego.