Firma ma zysk, ale brakuje jej pieniędzy

1. Zysk nie jest saldem rachunku bankowego

Zysk pokazuje, o ile przychody przewyższają koszty danego okresu. Pieniądze na rachunku pokazują natomiast, ile środków firma ma teraz do dyspozycji.

2. Prosta analogia: pieniądze, które dopiero dostaniesz

Wyobraź sobie, że wykonujesz dla znajomego projekt za 500 zł. Projekt jest gotowy i przekazany, ale znajomy ma zapłacić za miesiąc. Z własnej kieszeni wydajesz wcześniej 100 zł na materiały.

Różnica między wynagrodzeniem za projekt a kosztem materiałów wynosi 400 zł. Jednak dzisiaj masz w portfelu o 100 zł mniej, bo zapłata jeszcze nie przyszła.

Firma może znaleźć się w podobnej sytuacji. Ma wykonaną sprzedaż i prawo do zapłaty, lecz nie ma jeszcze pieniędzy, którymi mogłaby opłacić własne rachunki.

3. Dlaczego przychód może pojawić się przed przelewem?

W rachunkowości memoriałowej przychody i koszty ujmuje się w okresach, których dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty. W prostym przykładzie wykonana i odebrana usługa może więc zwiększyć przychody, choć klient zapłaci później.

Do czasu zapłaty firma wykazuje należność od klienta. Oznacza ona prawo do otrzymania pieniędzy. Nie jest jednak gotówką na rachunku bankowym.

Samo wystawienie faktury nie zawsze przesądza o momencie ujęcia przychodu. Znaczenie mają warunki transakcji, wykonanie świadczenia i właściwe zasady rachunkowości.

4. Przykład: firma zarabia 4 000 zł, ale zostaje jej tylko 1 000 zł

Firma wykonuje i przekazuje klientowi usługę za 10 000 zł. Klient ma zapłacić za 30 dni. Koszty usług podwykonawców i materiałów zużytych do realizacji wynoszą 6 000 zł i firma opłaca je w tym miesiącu.

Na początku miesiąca firma ma na rachunku 7 000 zł. Nie ma innych operacji.

5. Wykres: zysk, należność i dostępne pieniądze

Na wykresie widać, że największa kwota to należność. Firma oczekuje na 10 000 zł, ale dzisiaj ma do dyspozycji tylko 1 000 zł.

6. Co się stanie, gdy trzeba zapłacić 2 500 zł?

Załóżmy, że przed przelewem od klienta firma musi uregulować dodatkową płatność w wysokości 2 500 zł. Ma jednak tylko 1 000 zł.

Dodatni wynik za zakończony miesiąc nie rozwiązuje tej sytuacji. Firma potrzebuje pieniędzy dostępnych przed terminem płatności.

Wpływ dodatkowej płatności na wynik zależałby od jej rodzaju. Inaczej ujmuje się koszt usługi, inaczej spłatę kapitału kredytu, a inaczej zakup środka trwałego. Tutaj obliczamy wyłącznie niedobór środków.

7. Co zmieni przelew od klienta?

Wróćmy do podstawowego przykładu, bez dodatkowej płatności 2 500 zł. W następnym miesiącu klient przelewa całe 10 000 zł. Nie występują inne operacje.

Firma zamieniła należność na pieniądze. Zapłata poprawiła dostępność środków, ale nie stworzyła ponownie zysku z tej samej usługi.

8. Gdzie jeszcze mogą „utknąć” pieniądze?

W zapasach

Firma kupuje towary i płaci za nie, ale towary czekają w magazynie. W typowym modelu ewidencji zapasów koszt sprzedanych towarów pojawia się przy sprzedaży. Pieniądze mogą więc wypłynąć wcześniej, niż zakup wpłynie na wynik.

W maszynach i wyposażeniu

Zakup środka trwałego może wymagać jednorazowego wydatku, podczas gdy jego wartość jest rozliczana w kosztach stopniowo, przez amortyzację. Duży wydatek nie musi oznaczać równie dużego kosztu tego samego miesiąca.

W spłacie kredytu

Spłata kapitału kredytu zmniejsza pieniądze i zadłużenie. Nie jest sama w sobie kosztem działalności. Odsetki rozpatruje się odrębnie.

W wypłatach dla właścicieli

Wypłata zysku właścicielom może zmniejszyć dostępne środki, mimo że nie jest kosztem, który obniża wynik bieżącej działalności. Zasady takich wypłat zależą od formy prawnej firmy.

9. Cztery pojęcia, których nie warto mieszać

10. Zysk i przepływy można ze sobą uzgodnić

W naszym podstawowym przykładzie różnicę między zyskiem a zmianą pieniędzy wyjaśnia wzrost należności. Firma ujęła sprzedaż, ale nie otrzymała zapłaty.

To uzgodnienie działa przy przyjętych założeniach. W rzeczywistej firmie trzeba uwzględnić także m.in. amortyzację, zmiany zapasów i zobowiązań, podatki, inwestycje oraz operacje finansowe.

Właśnie dlatego analizując przedsiębiorstwo, warto czytać zarówno rachunek zysków i strat, jak i informacje o przepływach pieniężnych.

11. Jak wygląda zapis na kontach?

Poniżej uproszczone zapisy podstawowego przykładu. Pomijamy VAT i numery kont, ponieważ szczegółowy plan kont zależy od firmy.

Zapisy kosztów przedstawiono zbiorczo. Dla materiałów przyjęto, że zostały zużyte przy wykonaniu usługi. Zakup materiałów pozostających w magazynie wymagałby uwzględnienia zapasów.

12. Dlaczego szybki rozwój może pogłębić problem?

Więcej zleceń często oznacza większe zakupy, więcej pracy podwykonawców i wyższe wydatki przed otrzymaniem zapłaty od klientów.

Jeżeli firma płaci dostawcom po 7 dniach, a klienci płacą jej po 30 dniach, musi finansować okres pomiędzy tymi terminami. Im większa skala działalności, tym większe mogą być potrzebne środki.

13. Prosty plan płatności pomaga zobaczyć problem wcześniej

Samo saldo rachunku to za mało. Warto zestawić dostępne pieniądze z przewidywanymi wpływami i wydatkami według dat.

Ujemne saldo w tabeli oznacza niedobór finansowania. Bez uzgodnionego limitu lub innych dostępnych środków firma nie będzie mogła wykonać całej płatności. Późniejszy dodatni wynik prognozy nie usuwa wcześniejszej luki.

14. Co firma może zrobić?

• Uzgodnić zaliczkę: część pieniędzy otrzymuje przed poniesieniem wydatków. Otrzymana zaliczka nie zawsze jest od razu przychodem.
• Rozliczać pracę etapami: płatności następują po wykonaniu kolejnych części zlecenia.
• Uzgadniać terminy z dostawcami: harmonogram płatności lepiej pasuje do wpływów od klientów.
• Pilnować należności: sprawdzać terminy, przypominać o zapłacie i wyjaśniać opóźnienia.
• Ograniczać nadmierne zapasy: nie zamrażać pieniędzy w towarach, które długo nie znajdują kupca.
• Planować rezerwę środków: jej wielkość dopasować do kosztów, sezonowości i przewidywalności wpływów.
• Rozważyć finansowanie luki: np. limit w rachunku lub faktoring, po porównaniu kosztów i warunków.

Finansowanie może pomóc przy przejściowej różnicy terminów. Jeżeli jednak sprzedaż stale nie pokrywa kosztów, potrzebna jest także poprawa samej działalności.

15. Czy firma bez zysku może mieć pieniądze?

Tak. Może otrzymać kredyt, wkład właściciela albo zapłatę za sprzedaż ujętą w poprzednim okresie. Każde z tych zdarzeń może zwiększyć środki na rachunku bez tworzenia przychodu z bieżącej sprzedaży.

Przykładowo wpływ kredytu 20 000 zł zwiększa pieniądze, ale jednocześnie tworzy zobowiązanie wobec banku. Nie jest dowodem, że firma zarobiła 20 000 zł.

16. Najczęstsze pomyłki

• „Mam zysk, więc mogę go od razu wypłacić”. Część wartości może pozostawać w należnościach lub zapasach.
• „Klient zapłacił, więc powstał nowy przychód”. Może to być rozliczenie wcześniej ujętej sprzedaży.
• „Każdy wydatek obniża zysk”. Spłata kapitału kredytu nie jest kosztem.
• „Duże saldo oznacza dobrą kondycję”. Pieniądze mogą pochodzić z kredytu i być potrzebne na bliskie płatności.
• „Należność jest tak samo dostępna jak gotówka”. Termin zapłaty i wiarygodność klienta mają znaczenie.
• „Duża sprzedaż zawsze poprawia płynność”. Przy odroczonej zapłacie może zwiększyć zapotrzebowanie na finansowanie.

17. Sprawdź, czy rozumiesz — zadania

Najpierw policz samodzielnie, potem rozwiń odpowiedź.

18. Co warto zapamiętać?