Klient płaci fakturę po miesiącu — co się zmienia?

1. Jeden klient, jedna faktura, dwa miesiące

Studio Alfa przygotowało stronę internetową dla klienta. Usługa została zakończona i odebrana 15 września. Tego samego dnia firma wystawiła fakturę.

Cena usługi wynosi 5 000 zł netto. Przyjmujemy VAT 23%, czyli 1 150 zł. Klient ma więc zapłacić 6 150 zł brutto. Termin płatności ustalono na 15 października i właśnie tego dnia klient wykonał przelew.

2. Oś czasu — co dzieje się po kolei?

Daty służą pokazaniu kolejności zdarzeń. W przykładzie klient płaci w umówionym terminie. „Po miesiącu” nie oznacza automatycznie „po terminie”.

3. Dlaczego przychód jest we wrześniu?

W pełnej księgowości stosuje się zasadę memoriału. Oznacza ona, że przychody i związane z nimi koszty ujmujemy w odpowiednim okresie, niezależnie od tego, kiedy nastąpi zapłata.

W naszym przykładzie firma wykonała i zakończyła usługę we wrześniu. Dlatego przychód z tej usługi ujmujemy we wrześniu. Październikowy przelew rozlicza już istniejącą należność.

Nie oznacza to, że każda wystawiona faktura automatycznie tworzy przychód. Trzeba sprawdzić, czego dotyczy, czy usługa została wykonana i czy nie chodzi na przykład o zaliczkę na przyszłe świadczenie.

4. Wrzesień: księgujemy sprzedaż

Najpierw zapisujemy wykonaną usługę i fakturę. Klient jest winien firmie kwotę brutto, przychód ujmujemy w kwocie netto, a VAT należny wykazujemy oddzielnie.

Wn i Ma to strony kont księgowych. Nie oznaczają zawsze odpowiednio „zwiększenie” i „zmniejszenie”. Sposób zapisu zależy od rodzaju konta. W tym przypadku wzrost należności zapisujemy po stronie Wn.

Używamy nazw kont zamiast konkretnych numerów. Numery i szczegółowy sposób ewidencji wynikają z planu kont danej firmy.

5. Co pokazują księgi na koniec września?

Na 30 września klient jeszcze nie zapłacił. Firma ma przychód, ale zamiast pieniędzy na rachunku wykazuje należność.

6. Październik: księgujemy przelew klienta

Klient płaci 6 150 zł. Firma sprawdza wpływ na wyciągu bankowym i przypisuje go do odpowiedniej faktury.

W tym zapisie nie ma konta przychodów ze sprzedaży. Przychód został już ujęty we wrześniu. Nie ma też ponownego naliczenia VAT od tej samej sprzedaży w przyjętym przez nas schemacie.

7. Co zmienia się w aktywach?

Po zapłacie firma ma mniej należności, a więcej pieniędzy na rachunku. Przy pełnej zapłacie, bez opłat i innych zdarzeń, zmienia się skład aktywów, a nie ich łączna wartość wynikająca z samego rozliczenia należności.

8. Czy zapłata poprawia wynik finansowy?

Sama zapłata tej należności, przy przyjętych założeniach, nie zwiększa ponownie wyniku finansowego. Poprawia dostępność pieniędzy: firma może użyć otrzymanych środków do regulowania własnych zobowiązań.

Przyjmijmy dodatkowo, że koszty przypisane do wykonanej usługi i ujęte we wrześniowym wyniku wynoszą 3 200 zł.

To uproszczony wynik na jednej usłudze, przed uwzględnieniem pozostałych kosztów firmy i podatku dochodowego. Nie jest zyskiem netto całego przedsiębiorstwa.

9. Wynik finansowy a płynność — dlaczego to ważne?

Wynik finansowy pokazuje, jak przychody mają się do kosztów. Płynność dotyczy zdolności firmy do terminowego regulowania zobowiązań.

Firma może mieć dodatni wynik i jednocześnie niewiele pieniędzy na rachunku. Tak się dzieje między innymi wtedy, gdy klienci zapłacą dopiero za kilka tygodni, a wynagrodzenia, czynsz i faktury dostawców trzeba opłacić wcześniej.

Dlatego samo pytanie „ile sprzedaliśmy?” nie wystarczy. Warto również pytać: „ile pieniędzy wpłynęło?”, „ile klienci nadal są winni?” oraz „kiedy musimy zapłacić własne rachunki?”.

10. A co z VAT, skoro pieniądze przyszły później?

W przyjętym przykładzie stosujemy ogólne zasady VAT dotyczące wykonania usługi, bez metody kasowej i bez szczególnych wyjątków. Późniejszy przelew nie oznacza automatycznego przesunięcia obowiązku podatkowego na dzień zapłaty.

Trzeba odróżnić trzy kwestie: ujęcie przychodu w księgach, powstanie obowiązku podatkowego w VAT oraz faktyczny wpływ pieniędzy. Nie zawsze przypadają one na tę samą datę.

Ten artykuł nie ustala terminów deklaracji, płatności podatku ani zasad podatku dochodowego. Przy rzeczywistym rozliczeniu trzeba uwzględnić status podatnika, rodzaj usługi i aktualne przepisy.

11. Co jeśli klient płaci tylko część?

Zamiast pełnych 6 150 zł klient przesyła 2 000 zł. Firma księguje rzeczywiście otrzymaną kwotę, a pozostała część nadal jest należnością.

Gdy klient dopłaci 4 150 zł, księgujemy drugi wpływ i rozliczamy resztę należności. Nie ujmujemy nowej sprzedaży przy każdym przelewie.

Mówimy tutaj o częściowej zapłacie po wykonaniu usługi. Zaliczka otrzymana przed jej wykonaniem jest inną sytuacją.

12. Co jeśli klient przekroczy termin?

W naszym głównym przykładzie klient zapłacił terminowo. Jeżeli jednak termin minie, a pieniędzy nie będzie, faktura stanie się przeterminowana. Sama należność nie znika tylko dlatego, że klient spóźnia się z przelewem.

Firma powinna sprawdzić stan rozrachunków, skontaktować się z klientem i ustalić przyczynę braku wpłaty. Trzeba też oceniać możliwość odzyskania należności. Jeżeli występują przesłanki utraty jej wartości, może być potrzebny odpis aktualizujący.

Odpisy aktualizujące, odsetki i odzyskiwanie należności wymagają osobnej analizy. Nie uwzględniamy ich w podstawowym przykładzie.

13. Jak sprawdzić, czy przelew rozlicza właściwą fakturę?

1. Sprawdź nadawcę. Ustal, którego klienta dotyczy wpłata.
2. Sprawdź tytuł przelewu. Poszukaj numeru faktury lub innego oznaczenia rozliczenia.
3. Porównaj kwotę. Ustal, czy jest to pełna zapłata, część należności czy nadpłata.
4. Przypisz wpłatę do rozrachunku. Dzięki temu wiadomo, która faktura nadal oczekuje na zapłatę.
5. Sprawdź saldo po rozliczeniu. Przy pełnej zapłacie naszej faktury należność powinna wynosić 0 zł.

Jeśli klient zapłaci więcej niż wynika z faktury, nadwyżka nie staje się automatycznie przychodem. Trzeba ustalić, czego dotyczy i jak ją rozliczyć.

14. Najczęstsze błędy

15. Ćwiczenie — sprawdź, czy rozumiesz

Firma wykonała usługę 20 września. Cena wynosi 8 000 zł netto, VAT 23%. Fakturę wystawiono tego samego dnia. Klient zapłacił 3 000 zł 20 października. Pozostałej części jeszcze nie uregulował.

1. Ile wynosi VAT?
2. Ile klient ma zapłacić brutto?
3. W którym miesiącu ujmujemy przychód?
4. Ile pieniędzy wpłynęło w październiku?
5. Ile należności pozostało po przelewie?
6. Czy przelew tworzy nowy przychód ze sprzedaży?

16. Pięć rzeczy do zapamiętania

1. Wykonana usługa może tworzyć przychód wcześniej niż klient wykona przelew.
2. Do czasu zapłaty firma wykazuje należność.
3. Zapłata zwiększa bank i zmniejsza należność.
4. Nie księgujemy ponownie przychodu od tej samej sprzedaży.
5. Dodatni wynik finansowy i pieniądze na rachunku nie są tym samym.

Źródła i zakres opracowania

Autorskie objaśnienia, przykłady, tabele i schematy Darkenz Finanse. Materiał przedstawia uproszczoną ewidencję w pełnej księgowości. Nie obejmuje szczegółowych zasad podatku dochodowego, metody kasowej VAT, zaliczek, różnic kursowych, opłat bankowych ani korekt sprzedaży. Przy rzeczywistych transakcjach należy uwzględnić warunki umowy, politykę rachunkowości i aktualne przepisy.

• Ustawa o rachunkowości — ELI — w szczególności art. 6 dotyczący zasady memoriału, art. 20 dotyczący dowodów księgowych i art. 35b dotyczący aktualizacji wartości należności.
• Ustawa o podatku od towarów i usług — ELI — w szczególności art. 19a dotyczący obowiązku podatkowego oraz art. 29a dotyczący podstawy opodatkowania.
• Ministerstwo Finansów — kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT?