Dług firmy wobec dostawcy — jak powstaje?

Rozdział 03. Należności i zobowiązania • Temat 4 • Darkenz Finanse

1. Co oznacza dług wobec dostawcy?

To obowiązek zapłaty za otrzymany towar lub wykonaną usługę. W księgowości nazywamy go najczęściej zobowiązaniem z tytułu dostaw i usług. Firma korzysta już z zakupu, ale jeszcze nie rozliczyła się ze sprzedawcą.

Dostawcą może być hurtownia, właściciel wynajmowanego lokalu, firma transportowa, biuro rachunkowe czy wykonawca naprawy. Dług nie musi pochodzić z pożyczki bankowej.

2. Dług nie oznacza automatycznie zaległości

Sklep otrzymał towar 1 października, a uzgodniony termin zapłaty to 15 października. Już 1 października ma zobowiązanie. Jeżeli analizujemy sytuację 10 października, termin jeszcze nie minął.

W praktyce datę wymagalności ustala się z uwzględnieniem umowy i właściwych przepisów. W naszych przykładach używamy już ustalonego terminu. Rozdzielaj kwotę długu od kwoty długu po terminie. To dwie różne informacje.

3. Przykład: sklep kupuje towar za 6 000 zł

Sklep „Rowerowy Zakątek” ma w banku 10 000 zł. Otrzymuje z hurtowni części rowerowe warte 6 000 zł. Zapłaci później. Nie sprzedaje jeszcze tych części, a na początku nie ma innych zapasów ani zobowiązań.

Firma ma więcej towarów, ale równocześnie większe zobowiązanie. Pieniądze w banku pozostały bez zmiany. Samo odroczenie zapłaty nie sprawiło, że zakup stał się darmowy.

4. Zobowiązanie, koszt i wydatek — trzy osobne pojęcia

Zobowiązanie mówi, ile firma powinna zapłacić. Koszt obciąża wynik. Wydatek oznacza wypływ pieniędzy. Mogą pojawić się w różnych dniach.

5. Zapłata częściowa: dług maleje, ale nie znika

Sklep przelewa hurtowni 2 000 zł, a później pozostałe 4 000 zł. Dla pokazania samego rozliczenia zakładamy, że między tymi zdarzeniami nie ma innych wpływów, wypłat ani sprzedaży.

Zapłata zmniejsza bank i zobowiązanie. Nie zmniejsza ilości towaru w magazynie. Nie jest również drugim kosztem tego samego zakupu.

6. Jak wygląda zapis Wn i Ma?

Numery kont zależą od planu kont firmy. Dlatego pokazujemy ich nazwy. Przyjmujemy wyłącznie zakup towaru na termin, bez VAT i dodatkowych opłat.

Na koncie rozrachunków zapis po stronie Ma zwiększa zobowiązanie, a jego spłata po stronie Wn je zmniejsza. W naszym przykładzie po pierwszej zapłacie pozostaje saldo zobowiązania 4 000 zł.

7. Po co firmie odroczony termin płatności?

Zapłata później daje czas na sprzedaż towaru i zebranie pieniędzy. Taki sposób finansowania działalności nazywa się kredytem kupieckim. Dostawca pozwala korzystać z zakupu przed otrzymaniem zapłaty.

W tym wariancie sprzedaż przyniosła pieniądze przed płatnością dostawcy. Różnica między przychodem 9 000 zł a kosztem sprzedanego towaru 6 000 zł wynosi 3 000 zł. To wynik na tej sprzedaży przed innymi kosztami i podatkiem, a nie automatycznie końcowy zysk całej firmy.

Odroczenie zapłaty pomaga tylko wtedy, gdy firma potrafi pokryć płatność w uzgodnionym terminie. Jeżeli towar nie zostanie sprzedany albo klient też zapłaci później, pojawia się luka w finansowaniu.

8. Kwoty to za mało — trzeba sprawdzić terminy

Inna firma ma dziś 5 000 zł. Musi zapłacić dostawcy 7 000 zł za trzy dni. Klient obiecał przelew 8 000 zł za dziesięć dni. Łączna suma przyszłych wpływów wygląda dobrze, ale dostawca czeka krócej niż firma na klienta.

Brakuje 2 000 zł w dniu płatności. Ujemne saldo jest sygnałem potrzeby finansowania, nie dowodem, że bank pozwoli wykonać przelew. Trzeba wcześniej uzgodnić realne rozwiązanie, np. wcześniejszą wpłatę klienta, zmianę terminu z dostawcą lub dostępne finansowanie. Każde ma swoje warunki i koszty.

9. Jak kontrolować długi wobec kilku dostawców?

Prosty rejestr powinien zawierać nazwę dostawcy, numer dokumentu, kwotę, termin, dokonane wpłaty i pozostałe saldo. Poniżej stan na 31 października. Terminy są już ustalone, a przykłady pomijają korekty.

Firma powinna porównać rejestr z rachunkiem bankowym i spodziewanymi wpływami. Nie wystarczy zapisać „mam 12 000 zł długu”. Trzeba wiedzieć, komu, ile i kiedy zapłacić.

10. Co się dzieje, gdy firma nie płaci?

Dostawca też ma własne wydatki. Jeżeli nie otrzymuje pieniędzy, może mieć problem z zapłatą swojej hurtowni, pracownikom lub innym kontrahentom. Tak opóźnienia mogą przenosić się między przedsiębiorstwami i tworzyć zatory płatnicze.

To możliwe następstwa, a nie automatyczny scenariusz każdej faktury. Zależą od umowy, sytuacji i działań stron. Unikanie kontaktu nie usuwa długu. Warto wcześniej przedstawić dostawcy konkretny plan i zapisać uzgodnienia.

11. Najczęstsze błędy

12. Sprawdź, czy rozumiesz

13. Co warto zapamiętać?

Firma może rozsądnie korzystać z zakupów na termin. Musi jednak widzieć nie tylko towar i saldo banku, lecz także obowiązek zapłaty. W zarządzaniu płatnościami dobry kalendarz bywa równie ważny jak dobry kalkulator.

Źródła i zakres opracowania