Na koniec miesiąca ustalasz dochód z działalności od początku roku (przychody minus koszty podatkowe). Po uwzględnieniu przysługujących odliczeń obliczasz podatek narastająco według skali, a następnie pomniejszasz go o zaliczki należne za wcześniejsze okresy. Obliczenie rzeczywiste może wymagać m.in. uwzględnienia składek społecznych, ulg, strat i ustawowych zasad zaokrąglania.

Uproszczony przykład: po czterech miesiącach dochód narastająco wynosi 40 000 zł. 40 000 × 12% − 3 600 zł = 1 200 zł podatku. Poprzednie zaliczki wynosiły zero, więc wpłata za kwiecień to w tym przykładzie 1 200 zł.

Jeżeli podstawa przekroczy 120 000 zł, podatek wynosi 10 800 zł + 32% nadwyżki ponad 120 000 zł. Powyżej progu 32% dotyczy tylko nadwyżki, a nie całej podstawy.

Kwota wolna dotyczy podatku według skali PIT. Jest wspólna dla dochodów opodatkowanych tą skalą — np. z działalności i umowy o pracę. Przedstawiony wykres z zerową zaliczką na początku roku zakłada brak innych dochodów rozliczanych według skali i brak dodatkowych komplikacji.

Przy wynagrodzeniu z etatu zaliczkę zwykle oblicza płatnik (pracodawca). Złożenie PIT-2 może wpływać na miesięczne potrącenie kwoty zmniejszającej podatek. W takiej sytuacji nie stosuje się bezpośrednio przykładu dla samodzielnie rozliczanej firmy.

Podatek liniowy dotyczy dochodu z działalności gospodarczej. Nie ma w nim kwoty wolnej 30 000 zł. Zaliczki ustalasz narastająco, z uwzględnieniem wcześniejszych wpłat i zasad odliczeń.

Przy 10 000 zł podstawy podatkowej i braku innych elementów: 10 000 × 19% = 1 900 zł. To przykład dydaktyczny, nie pełna kalkulacja z ZUS i składką zdrowotną.

Na ryczałcie płaci się podatek od przychodu, a nie od dochodu po potrąceniu kosztów firmowych. Możliwe są ustawowe odliczenia, a stawka zależy od rodzaju działalności. Dlatego zysk firmy nie wystarcza, by policzyć ryczałt.

Przykład wyłącznie do nauki: przychód 15 000 zł × hipotetyczna właściwa stawka 8,5% = 1 275 zł, przed uwzględnieniem ewentualnych odliczeń.

Zaliczki kwartalne dla PIT z działalności są dostępne przede wszystkim dla małych podatników i rozpoczynających działalność, po spełnieniu warunków i dokonaniu odpowiednich wyborów. Nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca może płacić kwartalnie.

Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów podatnik na skali może nie wpłacać zaliczki, jeżeli jej wysokość nie przekracza 1 000 zł. Nie oznacza to umorzenia podatku — należy stosować zasady obliczania i kolejnych wpłat.

Termin: najczęściej do 20. dnia miesiąca po okresie, którego dotyczy zaliczka (za grudzień / IV kwartał — do 20 stycznia). Terminy mogą przesuwać się, jeżeli przypadają w sobotę lub dzień ustawowo wolny.

Spółki opodatkowane klasycznym CIT również płacą zaliczki w trakcie roku. Zwykła stawka CIT to 19%, a 9% jest preferencją przy spełnieniu ustawowych warunków i dotyczy określonych dochodów. Zasady CIT, wybór zaliczek kwartalnych oraz opodatkowanie estońskim CIT różnią się od PIT, dlatego nie należy przenosić przykładów PIT bez zmian.

• Liczenie 12% od każdego miesięcznego dochodu bez uwzględnienia kwoty zmniejszającej i wyniku narastająco.
• Mylenie przychodu z dochodem i stosowanie złej podstawy na ryczałcie.
• Pomijanie wcześniejszych należnych zaliczek, składek, odliczeń albo zasad zaokrągleń.
• Traktowanie wykresu edukacyjnego jak indywidualnej porady podatkowej.