Schemat rozliczenia miesiąca

1. Zbierz ewidencję czasu pracy, nadgodziny, urlopy, zwolnienia i premie.
2. Sprawdź umowę, wymiar etatu, stawki i obowiązujące oświadczenia podatkowe.
3. Wylicz brutto: wynagrodzenie zasadnicze plus dodatki i inne składniki, z odpowiednim rozliczeniem absencji.
4. Wylicz składki społeczne, zdrowotną, zaliczkę PIT oraz inne legalne potrącenia.
5. Zatwierdź listę płac, skontroluj dane odbiorcy i przygotuj przelew netto.
6. Wypłać wynagrodzenie w ustalonym terminie; zarchiwizuj dokumenty i rozlicz należności publicznoprawne.

Do kiedy trzeba wypłacić pensję?

Wynagrodzenie ze stosunku pracy wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Zasadniczo płatne jest z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Jeśli termin wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wypłatę wykonuje się wcześniej.

Pracownik powinien mieć środki na rachunku najpóźniej w dniu wypłaty – samo zlecenie przelewu w tym dniu może być za późne.

Kontrola przed zatwierdzeniem listy płac

• Czy liczba godzin, nadgodzin i dni nieobecności zgadza się z ewidencją?
• Czy uwzględniono dodatek nocny, premie, potrącenia i zaliczki?
• Czy prawidłowo zastosowano koszty uzyskania i PIT-2?
• Czy numery kont są aktualne, a przelewy autoryzowane przez właściwą osobę?
• Czy dane płacowe są dostępne tylko uprawnionym pracownikom?

Co trafia do księgowości?

Koszt wynagrodzenia brutto, składki pracodawcy, zobowiązania wobec pracownika oraz zobowiązania wobec ZUS i urzędu skarbowego to różne pozycje. Powinny zostać prawidłowo ujęte zgodnie z przyjętą ewidencją księgową i datami wymaganymi przez przepisy.

Zachowaj spójność między listą płac, wyciągiem bankowym, dokumentami ZUS oraz deklaracjami podatkowymi.

Co zrobić, gdy coś się nie zgadza?

Jeżeli przed przelewem wykryto błąd, popraw naliczenie i ponownie zatwierdź listę. Jeżeli błędna kwota została wypłacona, ustal przyczynę oraz właściwy prawny tryb korekty. Nie odejmuj dowolnie nadpłaty od kolejnego wynagrodzenia – potrącenia z wynagrodzenia są prawnie ograniczone.

Zestawienie – tabela