KSeF już działa. Ale od 2027 roku zmienią się ważne zasady
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, nie jest już czymś, co dopiero „kiedyś wejdzie”. W 2026 roku obowiązek wystawiania faktur przez KSeF został wprowadzony etapami.
Od 1 lutego 2026 roku system objął największe firmy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek dotyczy części najmniejszych firm, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. One mogą korzystać z okresu przejściowego do końca 2026 roku.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Od początku 2027 roku KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców korzystających dziś z limitu 10 tys. zł miesięcznie. Oznacza to, że okres przejściowy się skończy i KSeF stanie się obowiązkowy także dla tej grupy.
Numer KSeF pojawi się przy płatnościach
To jedna z ważniejszych zmian dla księgowości.
Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę objętą KSeF, będzie w określonych przypadkach musiał podać numer KSeF faktury.
Jeżeli płatność obejmuje kilka faktur, możliwe będzie wykorzystanie zbiorczego identyfikatora płatności wygenerowanego przez KSeF. Zasada ta obejmie również płatności wykonywane w mechanizmie podzielonej płatności.
Co to oznacza w praktyce?
Dla księgowości oznacza to, że nie wystarczy już tylko sprawdzić kwoty, kontrahenta i numeru faktury.
Trzeba będzie również pilnować, czy dokument otrzymał numer KSeF oraz czy właściwy numer został wykorzystany przy płatności.
W firmach, w których jedna osoba rejestruje dokument, druga go księguje, a jeszcze inna wykonuje przelew, dobry obieg dokumentów stanie się jeszcze ważniejszy.
A co z karami?
Rok 2026 jest okresem przejściowym. Za błędy dotyczące obowiązkowego korzystania z KSeF nie są obecnie nakładane kary pieniężne przewidziane dla tego systemu.
To zmieni się od 1 stycznia 2027 roku.
Za wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Jeżeli faktura nie zawiera VAT, kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem.
Co firma powinna zrobić jeszcze w 2026 roku?
Najważniejsze jest nie czekać do ostatniej chwili. Warto sprawdzić, czy program księgowy poprawnie komunikuje się z KSeF, kto w firmie ma uprawnienia do pobierania i wystawiania faktur oraz jak wygląda proces zatwierdzania dokumentów do zapłaty.
Dobrze jest też ustalić jedną prostą zasadę:
faktura → numer KSeF → rejestracja → księgowanie → akceptacja → płatność.
Dzięki temu łatwiej uniknąć sytuacji, w której ta sama faktura zostanie zapłacona dwa razy albo przelew zostanie wykonany na podstawie dokumentu, który nie przeszedł pełnej weryfikacji.
Podsumowanie
KSeF w 2026 roku stał się codziennością dla większości przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2027 roku system obejmie także najmniejsze firmy korzystające obecnie z okresu przejściowego.
Do tego dojdą nowe obowiązki związane z numerem KSeF przy płatnościach oraz możliwość nakładania kar za nieprzestrzeganie obowiązków.
Dlatego końcówka 2026 roku to dobry moment, żeby uporządkować obieg faktur i płatności, zamiast robić to w panice w styczniu.
Materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady podatkowej ani prawnej.